Materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva

• ločeni od drugih prostorov;
• varni pred vdorom vode, požarom, potresom, nepooblaščenim vstopom in strelo ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave, električnih napeljav, ki niso namenjene delovanju depojev, in podobnih nevarnih napeljav in sistemov;
• grajeni tako, da zagotavljajo stabilne in ustrezne mikroklimatske razmere za hrambo gradiva;
• ustrezno hidroizolirani in toplotno izolirani;
• opremljeni z ustrezno električno napeljavo s centralnim izklopom električnega toka v vseh depojih;
• opremljeni s svetili, ki ne oddajajo škodljivih sevanj.

V arhivskih depojih in njihovi neposredni bližini ne smemo hraniti gorljivih, vnetljivih in drugih nevarnih snovi.

Arhivski depoji morajo imeti:

• funkcionalno, mehansko, kemijsko in biološko stabilno opremo;
• ustrezne gasilne aparate in sisteme;
• naprave za merjenje oziroma uravnavanje stopnje vlage in temperature;
• naprave za javljanje požara, nepooblaščenega vstopa in izliva vode;
• zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s tehnično opremo dovolj zavarovano;
• ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva;
• za hrambo gradiva v digitalni obliki naprave za neprekinjeno električno napajanje.

Oprema arhivskih depojev mora omogočati:

• racionalno namestitev gradiva;
• zavarovanje pred poškodbami;
• lahko dostopnost do gradiva;
• kroženje zraka;
• enostavno čiščenje.

• vzdrževanje arhivskih depojev in arhivske opreme v snažnem stanju;
• mesečno pregledovanje depojev in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva;
• zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih depojih;
• obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem depoju posebej;
• obvezno stalno detekcijo in vzdrževanje naprav za preprečevanje požara in gašenje;
• preprečitev nepooblaščenega dostopa v depoje.

Dodatni ukrepi za zavarovanje gradiva v fizični obliki:

• izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v depojih;
• razkuževanje gradiva pred prenosom v depo;
• osušitev vlažnega gradiva pred prenosom v depo;
• prezračevanje arhivskih depojev.

Prikaz vrednosti temperature (T), relativne vlage (RV) in svetlobe, ki so potrebne za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva

Za materiale visoke občutljivosti je dovoljena letna količina sprejete svetlobe pri občasni osvetlitvi (lx – h) do 12.000 luxov (lx).

Če je temperatura v depoju občutno nižja od temperature v prostoru, kjer se gradivo uporablja, je nujno treba to gradivo aklimatizirati v predprostoru, s čimer preprečimo vpliv kondenza na gradivo.