Odbiranje in izročanje arhivskega gradiva

Ustvarjalec arhivskega gradiva je pred začetkom odbiranja dolžan:

 

• zagotoviti uslužbenca, ki upravlja z dokumentarnim gradivom in ima opravljen preizkus strokovne usposobljenosti;
• zagotoviti finančna in materialna sredstva (npr. tehnično opremo);
• določiti najmanj enega člana komisije za izdajo pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva;
• posredovati arhivu podatke o svoji organizaciji, sistemu poslovanja z dokumentarnim gradivom ter gradivu.

Pisna strokovna navodila so izdelana za vsako javnopravno osebo posebej, saj se pri tem upoštevajo organizacijska struktura, funkcije in naloge ustvarjalca arhivskega gradiva, vrste dokumentarnega gradiva, ki nastajajo pri njegovem delu, ter sistem njegovega pisarniškega poslovanja. Z vsem tem in tudi z morebitnimi spremembami mora javnopravna oseba seznaniti arhiv. Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva. Najmanj tričlansko komisijo sestavljajo predstavniki pristojnega arhiva in predstavnik javnopravne osebe, za katero se sprejema pisno navodilo.

Arhivsko gradivo se določa iz dokumentarnega na podlagi vrednotenja dokumentarnega gradiva. Merila za vrednotenje so:

• potrebe zgodovinopisja, drugih znanosti in kulture;
• potrebe za trajno pravno veljavo za doseganje pravic oseb;
• pomembnost vsebine gradiva;
• specifičnost dogodkov in pojavov v določenem času;
• specifičnost kraja ali območja;
• pomen javnopravne osebe;
• pomen avtorja;
• pomen gradiva z vidika kulturne raznolikosti;
• izvirnost dokumentov;
• izvirnost podatkov in informacij;
• reprezentativni izbor;
• notranje in zunanje značilnost gradiva;
• druga merila, ki jih določi pristojni arhiv.

Seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo

Odbira se:

 

IZVIRNO GRADIVO

Izvirnik je primarni oziroma izvirni zapis ne glede na pisno podlago, način zapisa in pravno veljavnost dokumenta, ki je nastal v določenem času pri poslovanju in delu ustvarjalca (lahko je fotokopija, le da je opremljena z vsemi elementi kot original – na primer podpis, žig …). Vsako poznejše reproduciranje, prepisovanje ali presnemavanje štejemo za kopijo.

UREJENO IN POPISANO GRADIVO

Arhivsko gradivo je urejeno takrat, ko je razvrščeno v skladu z lastnim sistemom ureditve dokumentarnega gradiva (klasifikacijski načrt, vsebinsko razvrščanje, kronološko razvrščanje …). Arhivsko gradivo popisujemo po popisnih enotah na nivoju združenih dokumentov (zadeve, spisi, dosjeji) ali na nivoju dokumentov.

ZAOKROŽENE IN KOMPLETNE CELOTE

Zaokrožene celote – nastale so v določenem časovnem obdobju (najmanj petih let). Kompletne celote – vsebovano je celotno arhivsko gradivo, nastalo pri ustvarjalcu arhivskega gradiva v določenem časovnem obdobju (tudi evidence o gradivu, tajno gradivo, arhivsko gradivo, ki vsebuje osebne podatke in ima značaj arhivskega gradiva, tiskane interne publikacije, časopisi, plakati, letaki ipd.).

PRI ODBIRANJU JE PRIPOROČENO UPORABLJATI TUDI

• papirne ovoje za nadomestitev kovinskih sponk in folij,
• razpenjalnik kovinskih sponk,
• krpe ali papirnate brisače za čiščenje prahu.

Po odbiranju arhivskega gradiva mora javnopravna oseba še naprej hraniti preostalo dokumentarno gradivo, ki ni bilo določeno kot arhivsko, in sicer do preteka rokov hranjenja oziroma trajno.

Odbrano arhivsko gradivo je treba popisati. Prevzemni popis predstavlja prvi pripomoček za uporabo arhivskega gradiva v arhivu, zato mora biti izdelan v taki obliki, da iskano gradivo najdemo brez težav.

Na naslovnici prevzemnega popisa navedemo:

• ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
• čas nastanka arhivskega gradiva (začetno in končno leto),
• obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih ali bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot,
• ime osebe, ki je izdelala prevzemni popis,
• datum izdelave prevzemnega popisa.

Popis vsebuje naslednje elemente:

• zaporedno številko tehnične enote,
• zaporedno številko popisne enote,
• klasifikacijsko oznako popisne enote (če obstaja),
• naslov popisne enote,
• čas nastanka popisne enote,
• roke nedostopnosti (če obstojijo)
• opombe.

Vzorec popisa

Arhivsko gradivo mora biti pred izročitvijo v arhiv zloženo v ustrezno tehnično opremo (osnovne enote združevanja v papirnate ovoje ali mape, te pa v arhivske škatle) in ne sme biti speto s kovinskimi sponkami ali plastificirano. Druge vrste arhivskega gradiva, npr. filmski koluti, magnetni trakovi, optični diski in diskete, naj bodo vložene v kovinske oz. plastične škatle proizvajalca.

Napisi na tehnični opremi (arhivski škatli) vsebujejo najmanj:

• naziv ustvarjalca arhivskega gradiva ali signaturo fonda,
• zaporedno številko tehnične enote (arhivske škatle).

Primer označevanja škatel

Navodila za zavezovanje arhivskih škatel

Ob izročitvi arhivskega gradiva arhiv sestavi zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva. To je dokument o prenosu arhivskega gradiva od njegovega ustvarjalca oziroma imetnika v pristojni arhiv. Na podlagi prevzemnega popisa pripravi arhiv osnutek zapisnika in ga pošlje izročitelju arhivskega gradiva. Izročitelj mora v zapisniku posebej določiti, ali je zaradi svojih operativnih potreb zadržal kak del arhivskega gradiva iz obdobja, ki se izroča arhivu. Izročitelj mora tudi navesti, ali arhivsko gradivo vsebuje občutljive osebne oziroma tajne podatke, ter določiti, kdaj in pod kakšnimi pogoji tako gradivo postane dostopno. Izročitelj mora tudi navesti podatke o obstoju in imetnikih pravic intelektualne lastnine na arhivskem gradivu in predložiti izjavo imetnikov o prenosu pravic intelektualne lastnine s pogoji za objavo arhivskega gradiva na svetovnem spletu.