Obveznosti in priporočila

Predpisi o arhivski dejavnosti v Sloveniji

Dolžnosti javnopravnih oseb so določene v 39., 40. in 41. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, po katerem morajo javnopravne osebe:

• skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo;
• določiti osebo, odgovorno za izvajanje zakonskih obveznosti oziroma zagotavljanje materialnih, kadrovskih in finančnih pogojev;
• pristojnemu arhivu zagotoviti ogled dokumentarnega gradiva in mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu, pod pogoji, ki jih določa zakon;
• sodelovati s pristojnim arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, prav tako morajo navesti, katero dokumentarno gradivo ima trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb;
• odbrati arhivsko gradivo iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva iz 34. člena  zakona ter izdelati popis odbranega gradiva;
• obvestiti pristojni arhiv o statusnih spremembah ter spremembah v upravljanju z dokumentarnim gradivom;
• tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe;
• izročiti javno arhivsko gradivo pristojnemu arhivu v izvirniku, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno po navodilih pristojnega arhiva najkasneje 30 let po nastanku gradiva oziroma 40 let, če je gradivo pri ustvarjalcu še vedno v uporabi in je neobhodno potrebno za njegovo poslovanje;
• ob izročitvi arhivskega gradiva v zapisniku o izročitvi in prevzemu navesti morebitne omejitve dostopnosti in razloge v skladu s 65. členom zakona, v popisu gradiva pa konkretno navesti roke nedostopnosti za posamezne popisne enote gradiva.